資料處理協議
1. 雙方角色
1.1 就客戶在系統內輸入或匯入的個人資料（下稱「中心資料」），客戶是《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）下的資料使用者，我們是代客戶處理資料的資料處理者。
1.2 根據條例保障資料第 2(3) 及第 4(2) 原則，資料使用者委託資料處理者處理個人資料時，須採取合約或其他方法，防止資料保留超過所需時間，以及防止資料未獲准許或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用。本協議即為此目的而訂立。
2. 處理範圍
| 項目 | 內容 |
|---|---|
| 處理目的 | 向客戶提供 Easy Class Manager 系統服務 |
| 處理期間 | 服務期內，以及服務結束後按第 10 條刪除資料所需的時間 |
| 資料當事人 | 學生、家長或監護人、客戶的職員、客戶的聯絡人；如客戶使用查詢及試堂功能，亦包括向客戶查詢課程或參加試堂的潛在學生及其家長 |
| 資料類別 | 學生：中英文姓名、學生編號及舊系統編號、出生日期、性別、自設分類、上課及出席紀錄、訂單及收據、Credit 紀錄；家長：姓名、電話、電郵；職員：姓名、身份證號碼（選填）、聯絡資料、計糧資料、值勤時間、每月薪金調整、糧單紀錄；如客戶使用查詢及試堂功能，潛在學生：姓名、出生日期（選填）、有興趣的課程、跟進日期、試堂日期及出席紀錄，以及其家長的姓名及電話；自由文字備註（可能包括健康資料，例如過敏） |
| 處理方式 | 儲存、顯示、即時同步、備份、還原、匯出、刪除，以及應客戶要求提供技術支援 |
3. 按客戶指示處理
3.1 我們只會按客戶的指示處理中心資料。客戶透過系統功能作出的操作，以及客戶的書面要求，均屬客戶的指示。
3.2 我們不會把中心資料用於我們自己的目的，不會用作直接促銷，亦不會出售或提供予第三者，除非法律要求。如法律要求我們披露中心資料，在法律容許的情況下，我們會先通知客戶。
4. 保密
能夠接觸中心資料的人，只限平台管理員。任何獲准接觸中心資料的人，均須負有保密責任。
5. 保安措施
我們會採取合理切實可行的保安措施，包括：
- 所有連線經 HTTPS 加密傳送；
- 不同客戶的資料由資料庫權限規則分隔，並在資料庫結構或權限改動後，以及新客戶上線時進行隔離測試；
- 每晚自動備份，上載前加密，解密金鑰只由平台管理員保管；
- 系統閒置一段時間後自動登出；
- 職員身份證號碼只限客戶的負責人帳戶查看；
- 刪除學生時，同時清除該學生在訂單備註、出席備註及舊收據上的個人資料（適用於 2026 年 10 月 14 日或之後刪除的學生）；
- 客戶帳戶由我們開設，不設公開註冊。
6. 分判處理者
6.1 客戶同意我們使用以下服務供應商處理中心資料：
| 供應商 | 用途 | 地點 |
|---|---|---|
| Supabase | 資料庫、登入、即時同步（Supabase 本身使用 Cloudflare 網絡加密傳送資料） | 資料庫位於新加坡 |
| GitHub（美國公司） | 每晚加密備份（沒有解密金鑰無法讀取） | GitHub 的雲端儲存 |
我們在 Cloudflare 的程式只負責傳送網頁檔案，不經手中心資料。我們不會把中心資料提供給任何 AI 工具處理。
6.2 如我們新增或更換處理中心資料的供應商，會在最少 30 日前以電郵通知客戶。客戶如反對，可在變更生效前取消服務；每半年繳的客戶，我們會按比例退回該期未使用的費用。
7. 轉移至香港以外地方
中心資料儲存在新加坡的資料庫；加密備份由 GitHub（美國公司）的雲端儲存保管。客戶確認已知悉有關安排。
8. 協助客戶回應資料當事人
8.1 根據條例，資料使用者一般須在收到查閱資料要求後 40 日內回覆。客戶可使用系統的查看、修改、匯出及刪除功能處理大部分要求。
8.2 如客戶需要額外協助，我們會在合理時間內提供，讓客戶能夠在法定期限內回覆。
8.3 如我們直接收到資料當事人就中心資料提出的要求，會轉交客戶處理，不會自行回覆內容。
9. 資料外洩
9.1 如我們知悉涉及中心資料的保安事故，會在不無故延誤的情況下通知客戶，並以在知悉後 72 小時內通知為目標。
9.2 通知會包括當時掌握的資料，例如事故性質、受影響的資料類別及大約數量、已採取及建議的措施。
9.3 客戶作為資料使用者，負責決定是否通知個人資料私隱專員公署及受影響人士。我們會提供合理協助。
10. 保留及刪除
10.1 我們不會保留中心資料超過提供本服務所需的時間。
10.2 服務結束後：
- 30 日內，客戶仍可登入並下載全部資料。如因欠費終止，按《服務條款》第 9.1 條，客戶以電郵要求後，我們會暫時恢復登入最多 3 日讓客戶下載；
- 30 日後，我們會刪除客戶的全部中心資料及登入帳戶；
- 每晚的加密備份會於其後最多 14 日內到期刪除。
10.3 客戶可要求我們以電郵確認刪除已經完成。
10.4 服務期內，系統會在學生最後一堂或最後一張訂單（以較遲者為準）兩年後提示客戶刪除其資料；如客戶使用查詢及試堂功能，亦會在客戶最後一次與未報名的潛在學生聯絡後 12 個月提示刪除。系統不會自動刪除，刪除與否由客戶決定。
11. 查核
如客戶合理要求，我們會提供書面資料，說明我們如何遵守本協議，例如保安措施及備份安排。
12. 客戶的責任
客戶須：
- 合法及公平地收集中心資料，並在收集時向家長及職員提供收集個人資料聲明；
- 只收集及輸入有需要的資料；
- 妥善保管從系統下載的資料。這些資料一經下載，即不受我們控制；
- 確保其職員妥善使用帳戶；
- 如使用查詢及試堂功能，在收集潛在學生及其家長的資料時同樣提供收集個人資料聲明；如使用這些資料作直接促銷，須按《個人資料（私隱）條例》第 6A 部事先取得當事人同意。
13. 責任及優先次序
13.1 本協議的責任限制，按《服務條款》第 12 條處理。
13.2 如本協議與《服務條款》在個人資料事宜上有任何不一致，以本協議為準。
本協議以中文為準。